劉鐵斌  博士  

記得2007年我寫過一篇綠亨話題《開會》，強調了開會的重要性和開好會的必要性，希望大家要重視開會。這次再說開會，想進一步說一下開會的某些技巧和注意事項。據一項研究顯示，大公司CEO平均每周要開37次會議，會議時間約占總工作時間的72%。沒有哪個高層管理者可以離開會議開展工作——會議在很大程度上決定了管理者的決策質量和團隊的溝通合作效果。

《哈佛商業評論》的一篇文章說，在過去的20年里，職業經理人在團隊合作中花費的時間要比員工高出50%以上。在很多公司，領導者一天超過3/4的時間都花在和團隊溝通的會議上，或者花在其他會議上。在公司里，大部分工作是通過會議來推動的。這一點已經無需認證。確保會議有效性才是關鍵：

1、會議應該有一位主持人，這個人的權威性必不可少。不是請個漂亮的小姐或帥哥來主持，那只適合形式會議如頒獎典禮、表彰大會等，而不是工作會議。

2、主持人應當親力親為，他應該對會議的每個細節進行安排審核，甚至費用開支等，保證會議質量，設立會議目標，確定與會人員。

3、提前通知議題，讓大家提前做好會議準備。有些議題的內容已經接近會議決議，至少要達到80%。

4、會議都應該設立一個目標，要對這個目標進行評估，如果會議可能達不到既定的目標，那么這樣的會議也許并不必要，就應該立刻取消。

5、嚴格控制會議規模，溝通研究性會議的與會者最好不超過8人，10人是上限。與會的每個人都可發表自己的意見，如果其他人需要對會議結果有所了解，就應該會后把會議紀要發給他們，而不是讓他們來當會議的旁聽者。

6、事先安排發言人員，并大概知道他的發言內容，自由發言或臨時點名只適用于征求意見的會議。平等發言機會，主持人要主動作為，引導和制止同樣重要。

7、守時很重要。會議準時開始、準時結束，確保會議的嚴肅性和權威性。

8、開會時就認真開會，關掉手機，每個與會者都應該把注意力集中在會議上，而不應因其他任務分心。

9、會議的中間休息無需過長，最好一氣呵成，2個小時的會議就是比較長的會議了。

10、總結性講話必不可少。會議通過了什么，未通過什么，怎么辦，會后有什么要求和安排，如何傳達落實要講清楚。

 實際上，沒有哪個領導者、哪個團隊可以離開會議來工作，甚至最成功的公司也是開會最多的公司。會議是分享信息、溝通觀點、形成共識、做出決策、督導執行最重要的工具，重要的不是回避會議，而是組織必要的、精簡的、高效的會議，讓會議有明確的目標，讓必要的參會人員有參與感，會議結束之后有行動的意愿和行動的方案。

(作者為北京北農綠亨科技發展有限公司董事長)